Wpisanie do polskich ksiąg aktu stanu cywilnego sporządzonego za granicą
Jeśli urodzi ci się dziecko poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, możesz wpisać zagraniczny akt urodzenia do polskiego rejestru stanu cywilnego. Kierownik urzędu sporządzi polski akt urodzenia, który konieczny jest miedzy innymi do polskiego paszportu lub dowodu osobistego.
Jeśli umrze Tobie ktoś bliski poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, możesz wpisać zagraniczny akt zgonu do polskiego rejestru stanu cywilnego. Kierownik urzędu sporządzi polski akt zgonu, który niezbędny jest między innymi do ZUS w celu wypłaty zasiłku pogrzebowego.
Zawarliście związek małżeński poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej? Możecie wpisać zagraniczny akt małżeństwa do polskiego rejestru stanu cywilnego. Kierownik urzędu sporządzi polski akt małżeństwa, który jest niezbędny między innymi do zmiany nazwiska oraz wystawienia nowego dowodu osobistego i paszportu.
Zanim złożysz wniosek skonsultuj sprawę z pracownikiem USC. (tel. 56 62 12 164)
NAZWA REFERATU
Samodzielne stanowisko pracy ds. Ewidencji Ludności i Akt Stanu Cywilnego
PODSTAWA PRAWNA
1. Ustawa prawo o aktach stanu cywilnego z dnia 28.11.2014 r. (tekst jednolity Dz. U. z 2025 r., poz. 594)
2. Ustawa o opłacie skarbowej z dnia 16.11.2006 r. (Dz. U. z 2023r., poz.1154)
WYMAGANE DOKUMENTY
TRANSKRYPCJA AKTU URODZENIA:
1. Wypełniony wniosek (Transkrypcji, czyli wpisania zagranicznego aktu urodzenia może dokonać osoba, której akt dotyczy a także jej pełnomocnik. Jeżeli dziecko nie ukończyło 18 roku życia, wpisać akt mogą bez pełnomocnictwa jego przedstawiciele ustawowi rodzice lub opiekunowie)
2. Oryginalny odpis zagranicznego aktu urodzenia (niepodlegający zwrotowi). USC NIE PRZYJMUJE DOKUMENTÓW ZALAMINOWANYCH.OSOBY POCHODZĄCE Z PAŃSTW POWSTAŁYCH W WYNIKU ROZPADU ZSRR (UKRAINA, BIAŁORUŚ, ROSJA, LITWA, ŁOTWA, ESTONIA, KIRGISTAN, ARMENIA, AZERBEJDŻAN, GRUZJA, KAZACHSTAN,MOŁDAWIA, TADŻYKISTAN, TURKMENISTAN, UZBEKISTAN) SĄ ZOBOWIĄZANE DO DOSTARCZENIA AKTUALNYCH DOKUMENTÓW Z PAŃSTWA URODZENIA.
3. Urzędowe tłumaczenie na język polski, dokonane przez tłumacza przysięgłego (niepodlegające zwrotowi).
4. Do wglądu: dokument stwierdzający tożsamość
5. Oryginał dowodu wpłaty
TRANSKRYPCJA AKTU MAŁŻEŃSTWA:
1. Wniosek o wpisanie do polskiego rejestru aktu małżeństwa sporządzonego za granicą, podpisany przez oboje małżonków. (Transkrypcji, czyli wpisania zagranicznego aktu małżeństwa może dokonać osoba, której akt dotyczy oraz pełnomocnik. Wymagana zgoda obojga małżonków do czynności)
2. Oryginalny odpis zagranicznego aktu małżeństwa (niepodlegający zwrotowi). USC NIE PRZYJMUJE DOKUMENTÓW ZALAMINOWANYCH. OSOBY POCHODZĄCE Z PAŃSTW POWSTAŁYCH W WYNIKU ROZPADU ZSRR (UKRAINA, BIAŁORUŚ, ROSJA, LITWA, ŁOTWA, ESTONIA, KIRGISTAN, ARMENIA, AZERBEJDŻAN, GRUZJA, KAZACHSTAN,MOŁDAWIA, TADŻYKISTAN, TURKMENISTAN, UZBEKISTAN) SĄ ZOBOWIĄZANE DO DOSTARCZENIA AKTUALNYCH DOKUMENTÓW Z PAŃSTWA URODZENIA.
3. Urzędowe tłumaczenie na język polski, dokonane przez tłumacza przysięgłego (niepodlegające zwrotowi).
4. Odpis aktu urodzenia wraz z tłumaczeniem przez tłumacza przysięgłego, jeżeli jedno z małżonków jest obcokrajowcem (do uzupełnienia brakujących danych w akcie małżeństwa).
5. Do wglądu: dokument stwierdzający tożsamość.
6. Oryginał dowodu wpłaty.
TRANSKRYPCJA AKTU ZGONU:
1. Wniosek o wpisanie do polskiego rejestru aktu zgonu sporządzonego za granicą. (Transkrypcji, czyli wpisania zagranicznego aktu zgonu może dokonać osoba, która wykaże interes prawny lub faktyczny)
2. Oryginalny odpis zagranicznego aktu zgonu (niepodlegający zwrotowi).
3. Urzędowe tłumaczenie na język polski, dokonane przez tłumacza przysięgłego (niepodlegające zwrotowi).
4. Do wglądu: dokument stwierdzający tożsamość.
5. Oryginał dowodu wpłaty.
OPŁATA
50,00 zł – transkrypcja aktu stanu cywilnego ( konto Urzędu 07 9491 0003 0010 0000 0114 0008 BS Grębocin)
W przypadku obywateli polskich dokumenty zagraniczne uzupełnia się o brakujące informacje, które powinien zawierać zupełny akt urodzenia, małżeństwa czy zgonu. Koszt takiego uzupełnienia wynosi 39,00 zł.
TERMIN ZAŁATWIENIA SPRAWY
Zgodnie z ustawą czas oczekiwania wynosi do miesiąca, a w sprawach szczególnie skomplikowanych do dwóch miesięcy.
TRYB ODWOŁAWCZY
Odwołanie nie przysługuje.
DODATKOWE INFORMACJE
Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego może wezwać wnioskodawcę do dokonania procesu legalizacji dokumentu.
Formy legalizacji:
Legalizacja – uwierzytelnienie zagranicznego dokumentu, tj. potwierdzenie autentyczności podpisu, pieczęci urzędowej oraz zgodności dokumentu z prawem miejsca jego wystawienia celem posługiwania się nim w innym państwie niż państwo jego wystawienia. Do legalizacji urzędowych dokumentów zagranicznych uprawnieni są konsulowie RP na terenie państwa, z którego dokument pochodzi. Dokumenty – przed złożeniem ich konsulowi – muszą zostać uwierzytelnione przez właściwy urząd miejscowy. W większości krajów takiego uwierzytelnienia dokonuje Ministerstwo Spraw Zagranicznych, Ministerstwo Sprawiedliwości albo inny urząd centralny kraju, z którego pochodzi dokument.
Apostille – klauzula wydawana przez właściwy organ państwa, z którego pochodzi dokument jeżeli został on wystawiony przez władze państwa, które jest stroną Konwencji znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, sporządzonej w Hadze dnia 5 października 1961 r. (Dz. U. z 2005 r. Nr 112, poz. 938).
FORMULARZE wniosek transkrypcja aktu urodzenia, wniosek transkrypcja aktu małżeństwa, wniosek transkrypcja aktu zgonu